I denne artikkelen lærer vi hvordan du oppretter dynamisk rullegardinliste i Microsoft Excel.
Som vi vet, datavalideringsfunksjonen forbedrer effektiviteten til dataregistrering i excel og reduserer feil og skrivefeil. Den brukes til å begrense brukeren for typen data som kan legges inn i området. I tilfelle ugyldig oppføring, viser den en melding og lar brukeren angi dataene basert på spesifisert tilstand.
Men en dynamisk rullegardinliste i Excel er en mer praktisk måte å velge data uten å gjøre endringer i kilden. Med andre ord, si at du kommer til å oppdatere listen ofte som du har tatt med i rullegardinlisten. Og du tenker at hvis du gjør noen endringer i listen, må du endre datavalidering hver gang for å få den oppdaterte nedtrekkslisten.
Men det er her dynamisk rullegardinmeny kommer inn i bildet, og det er det beste alternativet å velge data uten å gjøre noen endringer i datavalidering. Det ligner veldig på normal datavalidering. Når du oppdaterer listen, endres imidlertid den dynamiske rullegardinlisten for å imøtekomme denne handlingen, mens den normale rullegardinlisten ikke gjør det.
Så la oss ta et eksempel og forstå hvordan vi lager dynamisk rullegardinliste:-
Vi har en liste over produkter i kolonne A, og vi skal ha den dynamiske rullegardinlisten over produkter i celle D9.
Tabellnavn med indirekte funksjon
Først skal vi lage bord; følg trinnene nedenfor:-
- Velg området A8: A16
- Gå til Sett inn -fanen, og klikk deretter på tabell
- Etter å ha klikket på "Tabell" -alternativet, vises et tabellvindu
- Velg deretter området som vi vil sette inn tabell A8: A17 for
- Klikk på OK
- Nå klikker vi på OK
- Du kan se at dette området har blitt konvertert til tabell, og overskriften til denne tabellen har også et alternativ for nedtrekksfilter
Merk: - Hvis vi legger til et produkt eller en vare nederst på listen, vil tabellen utvides automatisk for å inkludere de nye produktene eller elementene.
Nå lager vi den dynamiske rullegardinlisten i celle D9, følg trinnene nedenfor:-
- Velg celle D9
- Åpne dialogboksen Datavalidering ved å trykke ALT+D+L
- Velg Liste i Tillat rullegardinliste
- Og skriv deretter inn denne funksjonen = INDIRECT ("Tabell1") i kildefanen
- Klikk på OK
Merk: - Når vi klikker på OK, i Excel dukker det opp et vindu som sier at det er noe galt med inngangen. Det er fordi Excel ikke godtar noen selvutvidende tabell direkte i datavalideringen.
Legg til nye produkter i produktlisten.
Vi kan se på bildet ovenfor at det nye produktet som er lagt til, vises i rullegardinlisten.
2nd Eksempel:-
I dette eksemplet vil vi lære å gi tabellnavnet som et variert navn
Vi har allerede tabellnavnet, men her må vi definere navnet på denne tabellen for å få den dynamiske slipplisten; følg trinnene nedenfor:-
- Velg cellen D10
- Gå til tabellområdet, og bortsett fra topptekst, velger vi området fra første produkt til siste produkt
- Gå til navneboksen og skriv inn korte navn “tabellange”, trykk Enter
- Etter å ha trykket enter, ser vi at ingenting har endret seg i navnefeltet
- Klikk på rullegardinlisten for å se alle de tilgjengelige områdene
- I rullegardinlisten kan vi også se navnet, som vi nettopp har definert for denne tabellen
- Nå går vi til datavalidering, og i "Kilde" går vi inn i "tabellområdet"
Merk:- Hvis du ikke husker hvilket navn du har gitt det området, kan du trykke på F3-tasten, og et vindu vil dukke opp for å foreslå deg alle de navngitte områdene som er tilgjengelige.
- Gå nå til fanen "Skriv inn melding", og i tittelen skriver vi "Velg produkt", og deretter skriver vi i meldingsdelen "Velg produktet fra listen"
- Gå nå til "Feilvarsel" -fanen, og der i tittelen skriver vi "Ugyldig produkt", og i en feilmelding skriver vi "Du har angitt feil produkt
- Klikk på OK
- Celle D10 som inneholder inndatamelding sammen med rullegardinliste
- Når vi legger til et produkt i listen, vil det automatisk vises i rullegardinlisten
Men hva skjer når vi hopper over én celle etter siste celle og deretter legger til nytt produkt eller element? Du kan se, denne gangen har ikke tabellutvalget utvidet seg, og faktisk er det nylig tilførte produktet i generelt format. Så, vil det bli vist i nedtrekkslisten eller ikke? For å sjekke det, når vi går til celle D10 og sjekker rullegardinlisten, kan vi se den samme gamle rullegardinlisten uten noe nytt produkt. Det er fordi tabellområdet ikke fant noe etter den aller siste cellen, og derfor brukte ikke området.
3rd Eksempel:-
I de to neste metodene lærer vi hvordan vi kan gjøre nedtrekkslisten mer dynamisk ved å bruke OFFSET og COUNTA -funksjonen.
Følg trinnene nedenfor:-
- Velg celle D11, og trykk ALT + D + L
- Datavalideringsdialogboksen åpnes
- Velg nå listen i alternativet "Tillat"
- Skriv deretter inn formelen nedenfor i Kilde-alternativet:-
= OFFSET ($ A $ 9,0,0, COUNTA ($ A: $ A), 1)
Formel Forklaring:- Vi har valgt A9, som er det første produktet i serien, og deretter skriver vi 0 på 2nd argument som vi ikke ønsker å flytte rad fra utgangspunktet; deretter igjen 0 i 3rd argumentet som her ønsker vi ikke noen endringer i antall kolonner så vel som fra utgangspunktet. Og så har vi gått inn i COUNTA-funksjonen og har valgt hele kolonnen A. Dette argumentet vil kontrollere høyden i antall rader for å returnere det ikke-tomme antallet. Det vil utvide området når det gjøres endringer i området.
Og det siste argumentet “Bredde” er et valgfritt argument. Det er bredden i antall kolonner. Vi kan enten hoppe over det eller skrive 1 her for nå. Hvis vi hopper over, vil det som standard vurdere bredden på det returnerte området som vi leverte i argumentet, og deretter lukker vi parentesene.
- Etter å ha klikket på OK, kan vi se en rullegardinliste i celle D11
- Den viser listen inkludert blank og deretter produktene som vi la til
4th Eksempel:-
I dette eksemplet vil vi bruke funksjonen til å definere navnet.
Følg trinnene nedenfor for å definere områdenavnet:-
- Trykk CTRL + F3, dialogboksen Navnebehandler vises
- Klikk på Ny
- Definer områdenavnet "ProdName", og skriv inn formelen nedenfor:-
= OFFSET ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A $ 9,0,0, COUNTA ('Dynamic Drop Down List with DV'! $ A: $ A))
- Klikk på OK
- Åpne datavalideringsdialogboksen ved å trykke Alt + D + L
- Velg Liste i Tillat rullegardinliste
- Skriv inn = ProdName i kategorien Kilde
- Klikk på OK
- Hvis vi legger til noe på listen, vil det samme vises på listen
Så slik kan du få den dynamiske listen for ethvert produkt eller vare med forskjellige metoder ved hjelp av datavalidering. Det er alt for nå. I den neste videoen i denne serien vil vi forklare hvordan du lager den avhengige rullegardinlisten med forskjellige metoder i Excel.
Klikk på videolinken for rask referanse til bruken av den. Abonner på vår nye kanal og fortsett å lære med oss!
Hvis du likte bloggene våre, del den med vennene dine på Facebook. Og du kan også følge oss på Twitter og Facebook.
Vi vil gjerne høre fra deg, gi oss beskjed om hvordan vi kan forbedre, utfylle eller innovere arbeidet vårt og gjøre det bedre for deg. Skriv til oss på e -post