Mens du jobber med rapporter, vil du at brukerne skal angi spesifikk informasjon om sine personlige detaljer som skal legges inn i Excel -regneark. For å hindre brukere i å angi SSN med større eller mindre enn 9 sifre, bruker vi Excels innebygde datavalidering.
La oss ta et eksempel:
- SSN kan ikke være mer enn 9 sifre for å begrense brukeren til å angi SSN og forhindre at de angir sifre som er mindre enn eller større enn 9.
- I kolonne A har vi navn og i kolonne B vil vi at personene skal angi SSN
- Mens vi skriver inn SSN, vil vi at brukeren skal skrive inn 9 sifre siden SSN krever nøyaktig 9 sifre (ikke mer eller mindre enn).
- Velg cellene der datavalidering må brukes mens du angir SSN.
- Klikk på Databånd
- I Dataverktøy gruppe, klikk på Datavalidering
- De Datavalidering dialogboksen vises
- I kategorien Innstillinger velger du Tilpasset i valideringskriterier og angir formelen som = LENN (B2) = 9 i formelboks
- Ovennevnte formel forhindrer brukerne i å skrive inn sifre som er mindre eller større enn 9 sifre.
- Klikk på OK
- Hvis vi angir nøyaktig 9 sifre i kolonne B, godtar cellen tallene
- Selv om vi med vilje legger inn mer enn 9 sifre, tillater ikke Excel å skrive inn, og en feilmelding vil dukke opp for å varsle problemet.
- Hvis vi skriver inn mindre enn 9 sifre, vil Excel ikke tillate oss å skrive inn, og en feilmelding vil vises.
Ved å bruke Excels innebygde datavalidering, kan vi utarbeide tilpassede rapporter for brukeren for å angi spesifikk informasjon som er nyttig for å lage rapporter.